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Organizzare un evento pubblico: 3 errori da non commettere

Organizzare un evento pubblico contempla tutta una serie di attività, ciascuna con la sua importanza. L’attività di preparazione e allestimento di manifestazioni di vario tipo esige un approccio professionale. Può essere un’attività stimolante a patto che si coinvolgano esperti del settore che non tralascino nessun dettaglio. 

Chi si occupa da anni dell’organizzazione di eventi pubblici conosce ogni piccolo particolare relativo alla sua progettazione e realizzazione. Dalla scelta dello staff al noleggio di palchi, dalle attrezzature all’installazione di impianti audio e video, ognuna di queste cose riveste un ruolo unico e imprescindibile. 

Dubbi sull’organizzazione di un evento? I punti da valutare 

Se si sta pensando a come organizzare un evento pubblico e non mancano dubbi in merito, sarà opportuno valutare alcuni punti importanti. Una convention, una fiera, un concerto: sono tutte occasioni che prevedono grandi aggregazioni e la messa in campo di diverse risorse. Per questo motivo è necessario far collimare perfettamente più aspetti. 

L’obiettivo è quello di garantire ai partecipanti una manifestazione impeccabile: tenere tutto sotto controllo ne garantirà la buona riuscita. In particolare, bisogna prestare attenzione a stilare l’inventario in maniera corretta, alla comunicazione da mettere in atto e alla scelta dei giusti professionisti. 

Sono tre gli errori principali che si possono commettere nell’organizzazione di un evento e che ne inficiano la buona riuscita. Vediamo quali. 

  • Fare un inventario troppo ristretto – Quando si organizza un concerto o un festival, spesso non si dispone di un budget adeguato per coprire tutte le spese. Questo spinge a stilare un inventario ridotto ai minimi termini. In casi del genere, è invece preferibile ridurre la durata dell’evento o tagliare alcune attività secondarie. Si riuscirà così a investire adeguatamente nel noleggio del palco e delle attrezzature. 
  • Non affidarsi a professionisti – Per un evento che si rispetti disporre di attrezzature professionali e di uno staff qualificato è essenziale. Non si può delegare a persone che non siano esperte attività come il noleggio e il montaggio dei palchi, la gestione della sicurezza, l’allestimento di stand per fiere. Insomma, avere al proprio fianco un team competente è indispensabile per evitare inconvenienti nel bel mezzo dell’evento. 
  • Sottovalutare la comunicazione – La comunicazione è parte integrante di qualsiasi progetto. Se manca questa componente, si rischia di comprometterne la riuscita. Sarebbe un errore ridurre banalmente l’organizzazione di un evento al richiamare quante più persone possibile. Non bisogna mai sottovalutare l’importanza della comunicazione, soprattutto quella digitale. Una location eccezionale e un programma accattivante non sono infatti garanzia di buon esito. Creare un sito web ad hoc, coinvolgere gli utenti sui social, pubblicare regolarmente foto e video: sono tutti ottimi modi per conquistare il pubblico e generare un senso di attesa in vista dell’evento.

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