Organizzare un convegno contempla tutta una serie di attività, ciascuna con la sua importanza. L’attività di preparazione e allestimento di questa tipologia di evento esige un approccio professionale. Può essere un’attività stimolante a patto che si coinvolgano esperti del settore che non tralascino nessun dettaglio.
Chi si occupa da anni dell’organizzazione di meeting conosce ogni piccolo particolare relativo alla sua progettazione e realizzazione. Dalla scelta dello staff al noleggio di sale e strutture idonee, dalle attrezzature all’installazione di impianti audio e video, ognuna di queste cose riveste un ruolo unico e imprescindibile.
Fondamentale la disposizione dei posti a sedere
Il primo obiettivo dell’organizzazione di un convegno è quello di garantire ai partecipanti di viverlo in disinvoltura, sentendosi dunque totalmente a proprio agio. Bisogna dunque partire dalla disposizione dei posti a sedere, considerando che ogni sistemazione risponde a una precisa esigenza.
Gli schemi che si tende ad utilizzare più di frequente sono tre, ovvero: a tavolo unico, a platea e a classe. Vediamoli più nello specifico.
- A tavolo unico
Si tratta della disposizione che più di ogni altra agevola l’interazione tra i partecipanti, i quali si trovano riuniti intorno ad un tavolo unico; - A platea
Questa sistemazione stimola l’attenzione del pubblico che ascolta più facilmente; le sedie sono rivolte verso un palco, solitamente disposte in file parallele; - A classe
Tale schema è utile nel caso i partecipanti debbano prendere appunti; le sedute sono disposte parallelamente, in più file, e sono dotate di un banco.
Attenzione all’area personale dei partecipanti
Ogni disposizione di cui sopra presuppone che ogni persona debba avere a disposizione una precisa superficie.
Nel caso di quella “a platea”, per ogni partecipante sarà adeguata una superficie di 1,50 mq; nello schema a tavolo unico una superficie di 3 mq per ciascun partecipante; nella disposizione a classe: una superficie di 2 metri quadri per ciascun partecipante
Tenere la disposizione delle sedute sotto controllo è fondamentale per far sì che il convegno si svolga nel migliore dei modi. Il resto starà tutto nello scegliere il tipo di comunicazione da mettere in atto e i giusti professionisti.
